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《公司员工档案管理工作规定》

中国铁建十六局集团第三工程有限公司 2006-10-1

第一条  为加强公司员工档案管理,提高规范化、制度化、标准化管理水平,有效地保护和利用档案,为公司现代化建设服务,根据国家有关规定,结合公司实际,制定本规定。

    第二条  公司员工档案是公司人力资源等部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关员工个人经历、政治思想、业务水平、工作表现评价以及工作变动等情况的文件材料,是历史的、全面地考察员工的依据。
    第三条  员工档案管理工作,在公司宏观管理、组织协调下,由人力资源部管理,同时接受上级和地方行政管理部门的监督、指导。
    第四条  员工档案管理工作必须执行党和国家有关档案、保密的法规和制度。
第二章  机构和职责
    第五条  员工档案由公司人力资源部负责管理,并指定专人负责档案工作。
    第六条  员工档案管理职责:
   (一)档案接收、编目、造册;
   (二)档案保管(包括正式员工、退休、退职、死亡人员);
   (三)收集、鉴别和整理档案材料,进行归档;
   (四)办理档案的查阅、借阅手续,并建立台帐;
   (五)登记员工工作岗位变动情况;
   (六)办理档案转递手续并建立台帐;
   (七)为有关部门提供员工情况;
   (八)做好员工档案的安全、保密、保护工作;
   (九)办理其他有关事项。
第三章  档案的内容
    第七条  员工档案的内容和分类
   (一)履历材料;
   (二)自传材料;
   (三)鉴定、考核、考察材料;
   (四)评定岗位技能和学历材料(包括学历、学位、学籍、培训、结业成绩表和评定技能的考核、审批等材料);
   (五)政审材料;
   (六)参加中国共产党、共青团及民主党派的材料;
   (七)奖励材料;
   (八)处分材料;
   (九)招用、劳动合同、聘用、解聘、复员退伍、转业工资、保险福利待遇、出国、退休、退职等材料;
   (十)其他可供组织参考的材料。
第四章  档案的收集、保管和销毁
    第八条  公司人力资源部对员工进行考察、考核、培训、奖惩等所形成的材料要及时收集,整理立卷,保持档案的完整。
    第九条  公司其他有关部门应及时将新形成的员工档案材料送交人力资源部归档。
    第十条  立卷归档的材料必须认真鉴别,保证材料的真实、精炼、文字清楚、手续齐备。材料须经组织审查盖章或本人签字的,应在盖章签字后归档。
    第十一条  档案材料统一使用十六开规格办公用纸,不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及复印纸书写。档案卷皮、目录和档案袋的样式、规格实行统一的制作标准。
    第十二条  对新进人员档案要进行认真核对,其中对任免材料、职称材料、工资材料、党团材料、复转材料等要严格核对,发现与介绍情况不符的要及时与有关单位联系纠正。
    第十三条  档案的保管由专人负责,非专管人员不得擅自进入库房,擅自查阅档案。档案存放应做到防潮、防晒、防虫、防失和防盗,保证档案的绝对安全。
    第十四条  严禁任何人私自保存个人或他人档案,不得利用档案材料营私舞弊。对违反规定者,应予严肃处理。对违反法律者,依法处理。
    第十五条  按规定需要销毁材料时,必须详细登记,并经管理部门负责人和主管(或分管)工作的领导批准后,方可销毁。
第五章  档案的提供利用
    第十六条  因工作需要查阅和借用档案,须遵守下列规定:
   (一)查阅单位应填写《查阅员工档案审批表》,并按规定办理由管理部门负责人和公司领导签批的审批手续。
   (二)外单位查阅档案应凭盖有单位公章的介绍信;
   (三)公司领导可查阅档案;部室负责人经批准可查阅本部室或业务系统员工档案;其他部门因工作需要,经批准方可查阅、借阅档案。任何个人不得查阅、借阅本人及亲属档案。
   (四)档案除特殊情况外,原则上不借出查阅。如必须借出查阅时,应事先提交报告,说明理由,经批准后按期归还。
   (五)查阅档案必须严格遵守保密制度和阅档规定,严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案。查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容。对违反者,应视情节轻重予以处理。
   (六)因工作需要从档案中取证的,经请示公司主管或分管档案工作的领导批准后才能复制办理。
第六章  档案的转递
    第十七条  公司员工辞职、解除、终止劳动合同或被开除、除名、辞退等,应按规定在一个月内将其档案转交其新的工作单位或其户口所在地的劳动就业管理或人事人才服务部门。
    第十八条  死亡员工档案保管5年期满后移交公司档案馆保存。
    第十九条  转递档案应遵守下列规定:
    (一)通过机要交通转递或派专人送取,不准邮寄或交本人自带;
    (二)对转出的档案,必须填写“转递档案材料通知单”并加盖公章,同时对传递的档案按规定全文编号、登记、签字后,严格密封。
    (三)对转出的材料,不得扣留或分批转出;
    (四)接收单位收到档案经核对无误后,应在回执上签名盖章,并将回执立即退回。对转出一个月未收到回执应及时催问,以防丢失。
第七章  附则
    第二十条  本规定由公司人力资源部负责解释。

    第二十一条  本规定自下发之日起执行。